Van crisis naar kans: Hoe Dordrecht vrijwilligersorganisaties samenbracht met HelpSamen

De coronacrisis van 2020 bleek een onverwachte katalysator voor samenwerking tussen vrijwilligersorganisaties in Dordrecht. Elly van Wenum, directeur van Stichting Samen Dordt, vertelt hoe de pandemie organisaties dwong om de handen ineen te slaan. Met 70-plussers verplicht thuiszittend en inlooppunten gesloten, ontstond het initiatief ‘Licht voor Dordt’, dat al snel 35 organisaties samenbracht. Van Wenum benadrukt: “Het gaat niet vanzelf. Ik denk echt wel dat er een crisis voor nodig was om organisaties bij elkaar te brengen.”

Wat begon als een tijdelijke oplossing, groeide uit tot iets blijvends met de HelpSamen software. Op verzoek van de gemeente Dordrecht werd de corona-hulplijn omgevormd tot een structurele voorziening in de vorm van Hulplijn Dordt (www.hulplijndordt.nl). Dit bleek echter niet zonder uitdagingen. Van Wenum beschrijft hoe de overgang van crisis naar structuur weerstand opriep bij sommige organisaties: “Toen merkten we eigenlijk al dat het een stuk lastiger werd. Organisaties schoten toen toch een beetje in een kramp van ‘ja, maar mijn eigen organisatie’ en ‘wij hebben zelf ook een hulplijn’.”

Voordelen van centralisatie

Ondanks de initiële weerstand, bewees de gecentraliseerde hulplijn voor geheel Dordrecht al snel zijn waarde. Van Wenum benadrukt de voordelen: “Uit de praktijk blijkt dat het heel goed werkt. Om op die manier als een soort van een portaal voor de burger en hulpvrager te functioneren.” Ze wijst op het voorkomen van dubbel werk, efficiënte intake, en verwachtingsmanagement richting hulpvragers. “Nu komt het gewoon op een plek binnen en de hulplijn medewerkers weten snel wie ze kunnen inschakelen,” legt ze uit.

Creatieve oplossingen door samenwerking

Een onverwacht voordeel van de samenwerking is de mogelijkheid om complexere hulpvragen op te splitsen. Van Wenum geeft een prachtig voorbeeld: “Stel er moet een muur gesaust worden, dan kan er eerst een vrijwilliger van Hulp In Praktijk (HIPhelpt) langs om gaatjes te vullen. Daarna sturen we een groep van stichting Present om het sauzen te doen, en dan kan er weer een vrijwilliger van HIP komen om schilderijtjes op te hangen.” Deze aanpak maakt klussen mogelijk die anders te groot zouden zijn voor één organisatie.

De uitdaging van interne communicatie

De samenwerking kent ook uitdagingen, vooral op het gebied van interne communicatie. Van Wenum wijst op de discrepantie die er soms is tussen bestuursleden, coördinatoren en uitvoerende vrijwilligers: “Je kan elkaar nooit allemaal kennen. We hebben verschillende samenwerkingsplatformen waar bestuursleden in zitten. Die kunnen dan mooie dingen beslissen, maar vervolgens zijn de coördinatoren niet enthousiast.” Deze dynamiek maakt het lastig om beslissingen effectief door te voeren in de hele organisatie.

Tijd als sleutelfactor

Geduld blijkt een cruciale factor in het slagen van de samenwerking. Na enkele jaren begint het vertrouwen te groeien. Van Wenum merkt op: “We zijn nu een aantal jaar verder en ik merk dat we de hulplijn nu pitchen als de mogelijkheid om het bereik van vrijwilligerswerk uit te breiden. En nu merk ik groot enthousiasme van organisaties om mee te doen.” Ze benadrukt dat het tijd kost om te laten zien dat het systeem werkt en dat organisaties er baat bij hebben.

Praktische werking van de Hulplijn Dordt

De dagelijkse werking van de hulplijn is verrassend eenvoudig. Van Wenum legt uit: “Er komt een vraag binnen, ofwel via het formulier of via de telefoon. Het mooiste is als het een beetje simpel is, zodat de hulplijn medewerker meteen weet waar die thuishoort.” Ze voegt toe dat bij eenvoudige vragen soms binnen een dag een vrijwilliger aan de slag kan gaan. Bij complexere vragen speelt de coördinator een cruciale rol in het opsplitsen en verdelen van de taken.

Toekomstperspectief met ‘HelpSamen’

Met het burgerportaal van ‘HelpSamen’ ziet Van Wenum nieuwe kansen voor uitbreiding en verdieping van de lokale samenwerking tussen vrijwilligersorganisaties. “We zijn nu afgelopen jaar gestart met HelpSamen flink te promoten. Ik ben daar de boer mee op gegaan omdat we nu het pitchen als de mogelijkheid om hulp richting burgers uit te breiden. Zowel voor vrijwilligersorganisaties als organisaties die formele hulp bieden.” Deze nieuwe fase bouwt voort op de ervaringen en het vertrouwen dat de afgelopen jaren is opgebouwd.

Lessen voor andere gemeenten

Dit verhaal uit Dordrecht biedt waardevolle inzichten voor andere gemeenten die worstelen met de coördinatie van vrijwilligerswerk en hulpverlening. Het laat zien dat:

1. Een crisis kan dienen als katalysator voor samenwerking.
2. Het opbouwen van vertrouwen en effectieve samenwerking tijd kost.
3. Centralisatie van hulpvragen efficiëntie en effectiviteit kan verhogen.
4. Creatieve oplossingen mogelijk worden door samenwerking tussen verschillende organisaties.
5. Interne communicatie binnen organisaties een blijvend aandachtspunt is.

Conclusie

De ervaringen in Dordrecht tonen aan dat samenwerking tussen vrijwilligersorganisaties, hoewel uitdagend, grote voordelen kan opleveren voor zowel de organisaties als de hulpvragers. Het vereist geduld, doorzettingsvermogen en een bereidheid om over de grenzen van de eigen organisatie heen te kijken. Met de juiste aanpak en tijd kan een crisis worden omgezet in een kans voor duurzame samenwerking en verbeterde hulpverlening.