Ervaringsverhaal gemeente Zwolle met SINC.social

In Zwolle zijn er verschillende organisaties waar je als hulpvrager terecht kunt voor hulp bij je geldzorgen. Binnen die organisaties is de samenwerking gezocht met vrijwilligersorganisaties en beroepsorganisaties. En dit is gevormd tot Op Orde Zwolle. Petronella en Heline vertellen hoe het samenwerkingsverband werkt met het digitaal hulpvraagsysteem SINC.social om de samenwerking te versterken.

Op Orde Zwolle bestaat uit de raadslieden van stichting De Kern, Wijz Welzijn Thuisadministratie, Humanitas Zwolle Thuisadministratie en project SchuldHulpMaatje van stichting Voor Elkaar Zwolle. In Zwolle helpen ze mensen in iedere wijk via een inloopspreekuur. Mensen kunnen daar terecht met financiële vragen, maar ook als ze financieel in de knel zitten kunnen ze daarover advies vragen.

Cliënten in beeld

“Wij werken binnen de samenwerking Op Orde met een aantal andere partijen. En sinds kort werken wij samen in het hulpvraagsysteem. Hiervoor werkten wij allemaal in ons eigen registratiesysteem. Als wij cliënten wilden uitwisselen of cliënten wilden doorverwijzen, hadden we veel telefonisch en mailcontact. Daardoor raakte de informatie soms wel wat versnipperd. Vanuit het systeem dat we hiervoor gebruikten konden we goed laten zien welke cliënten wel in beeld waren bij ons. Maar we hadden geen zicht op potentiële cliënten.”

Dienstverlening aansluiten op cliënt

Het hulpvraagsysteem SINC.social is geïntroduceerd binnen de samenwerking Op Orde. Daarbij was er ondersteuning door de Alliantie Vrijwillige Schuldhulp. “We zijn ontzettend blij met het resultaat wat er nu staat. We registreren allemaal in hetzelfde systeem. En dat is wel een unicum. Daarbij hebben we ook het dashboard en daarbij zien we de data van alle cliënten die we hebben gezien. Maar ook waarmee we de cliënten hebben kunnen helpen. Die data is ook heel handig voor het rapporteren, bijvoorbeeld richting de gemeente. En uiteindelijk helpt het ook om de client zo goed mogelijk te helpen. En om de dienstverlening zo goed mogelijk aan de laten sluiten op de cliënt.”

Hoe werkt het hulpvraagsysteem in de praktijk?

“Ik vertel je graag hoe SINC.social werkt. Bij Op Orde Zwolle meldt Nora zich met een hulpvraag. De Sociaal Raadslieden nemen contact met haar op en maken een afspraak voor het spreekuur. Ik registreer dan de hulpvraag van Nora. Ik heb haar op het spreekuur gezien en ze had behoefte aan ondersteuning van een vrijwilliger. Daarom verwijs ik haar nu naar een van onze samenwerkingspartners. Dat doe ik meteen via het SINC.social hulpvraagsysteem. Bij het spreekuur blijkt dat Nora meer hulp nodig heeft en de hulpvraag wordt doorgezet naar SchuldHulpMaatje. Ik krijg de hulpvraag binnen bij het hulpvraagsysteem. Ik neem de hulpvraag aan en ga contact opnemen met Nora voor een intakegesprek.”

Koppelen aan vrijwilliger

“Bij het intakegesprek bespreken we welke hulp ze nodig heeft en hoe we haar kunnen helpen. Het intakegesprek, daar maak ik een verslag van en dat plaats ik direct in het hulpvraagsysteem. Ik ga kijken welk maatje er geschikt is voor deze hulpvraag en wie er tijd heeft. Ik neem contact op met het maatje en vraag of ik hem mag koppelen aan deze hulpvraag. Het maatje wordt vervolgens gekoppeld in het hulpvraagsysteem. Hij kan alle informatie lezen en weet al een beetje wat de stand van zaken is en wat de situatie is door het intakeverslag. Hij neemt vervolgens contact op met Nora om te gaan helpen. Ik blijf als coördinator op de achtergrond betrokken door de contactmomenten te lezen. Zo kan ik ook het maatje goed helpen en ondersteunen. Zo simpel is het.”

Dashboard voor interne en externe rapportage

De Sociaal Raadslieden kunnen allerlei indicatoren bekijken over de hulpvraagtrajecten in het dashboard. Met het dashboard kunnen zij eenvoudig belangrijke data intern en extern rapporteren. Alle data staat compleet en overzichtelijk in het dashboard. De dashboards zijn verrijkt met risicoprofielen over de sociale problematiek. Hierdoor is er inzicht in de hulpvragers per buurt. Ook voor de verantwoording richting de gemeente is het heel helpend om het dashboard te gebruiken.

Digitaal werkt het beter

“Voorheen deden we dit altijd op papier en nu kunnen we een heel groot stuk digitaal oppakken. Dit werkt een stuk sneller. Doordat alle partijen gebruik maken van hetzelfde hulpvraagsysteem is samenwerken eenvoudiger, efficiënter en veiliger. En het leidt tot een betere samenwerking omdat je de juiste hulpvraag naar de juiste partij kunt doorzetten.”

Efficiency ten goede van de hulpvrager

“De dashboards laten een data-analyse zien van de wijken waarin je nog meer zichtbaar kunt zijn. Waar wonen de potentiële hulpvragers? Hoe kun je ze helpen? En hoe kun je ze bereiken? Zo ben je nog beter zichtbaar en vindbaar in alle wijken van Zwolle. Doordat we in Zwolle het hulpvraagsysteem en de dashboards gebruiken werken we een stuk efficiënter. Maar uiteindelijk komt het natuurlijk allemaal ten goede van onze hulpvrager. Daar doen we het voor!”

Dit artikel is een weergave van de video ‘Best practice | Hulpvragers in Zwolle de beste hulp bieden met het digitaal HulpVraagSysteem’ vanuit de Alliantie Vrijwillige Schuldhulp.